Algemene voorwaarden wijzigen

Niets blijft zoals het is. Dat geldt ook voor een eigen bedrijf. Je aanbod kan wijzigen, je kunt je werkwijze aanpassen en je kunt je gaan richten op een andere doelgroep. Veranderingen brengen (andere) risico’s met zich mee waardoor het belangrijk is dat je algemene voorwaarden blijven aansluiten. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn om je algemene voorwaarden te wijzigen. Maar kan dit eigenlijk zomaar? En zo ja, hoe ga je dan te werk? In deze blog lees je waar je rekening mee moet houden bij het wijzigen van je algemene voorwaarden.

Nieuwe klanten

We beginnen met de makkelijkste situatie: algemene voorwaarden wijzigen voor nieuwe klanten. Een overeenkomst komt tot stand door aanbod + aanvaarding van dat aanbod. Voor geldige algemene voorwaarden is het noodzakelijk dat je die algemene voorwaarden onderdeel laat zijn van je aanbod. Logisch, want je algemene voorwaarden bevatten de spelregels voor je bedrijf en je klant moet deze spelregels kennen voordat jullie besluiten om met elkaar in zee te gaan. Dit doe je simpelweg door in je aanbod te verwijzen naar je algemene voorwaarden en ervoor te zorgen dat de klant deze algemene voorwaarden kan lezen. Wanneer je klant akkoord gaat met je aanbod, gaat hij ook akkoord met je algemene voorwaarden. Door je algemene voorwaarden te wijzigen voordat je de overeenkomst sluit, zorg je ervoor dat ze gelden ten opzichte van je nieuwe klanten.

Wil je meer lezen over algemene voorwaarden? Lees dan eens één van mijn andere blogs:

• Het nut van algemene voorwaarden.
• Algemene voorwaarden, heb ik die nodig?
• Overeenkomst of algemene voorwaarden?
• Algemene voorwaarden, hoe gebruik je ze?
• Vragen over algemene voorwaarden.
• De regels voor algemene voorwaarden.
• Kloppen jouw spelregels?

Bestaande klanten

Wanneer je met bestaande klanten een nieuwe overeenkomst sluit, kun je de werkwijze van hierboven gebruiken. Je maakt dan namelijk nieuwe afspraken en kunt je gewijzigde voorwaarden onderdeel laten zijn van die nieuwe afspraken.

Maar hoe zit het dan met bestaande klanten waarbij je geen nieuwe overeenkomst sluit bijvoorbeeld lopende abonnementen? Daar heb je immers al een overeenkomst mee gesloten waar je ‘oude’ algemene voorwaarden onderdeel van zijn. Kun je die afspraken dan wel wijzigen? Dat kan zeker, maar daarvoor moet je wel voldoen aan een aantal voorwaarden.

Wijzigingsbeding

Bestaande klanten moeten akkoord gaan met de gewijzigde algemene voorwaarden. Het wijzigen van je algemene voorwaarden zorgt er namelijk voor dat je een aanvullende overeenkomst sluit en hiervoor is instemming van je klant noodzakelijk. Een overeenkomst kan namelijk in beginsel niet eenzijdig gewijzigd worden. Gaat je bestaande klant niet akkoord, dan blijven je ‘oude’ algemene voorwaarden ten opzichte van die klant gelden.

Staat er een wijzigingsbeding in je ‘oude’ voorwaarden, dan wordt het eenvoudiger. Dit is een artikel waarin staat dat jij het recht hebt om tijdens de looptijd van de overeenkomst, je algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Je zult begrijpen dat het aan te raden is altijd een wijzigingsbeding op te nemen in je algemene voorwaarden.

Informatieplicht

Met een wijzigingsbeding kun je de algemene voorwaarden dus eenzijdig wijzigen. Jouw bestaande klant moet natuurlijk wel weten dat er iets verandert. Daarom heb je een informatieplicht. Dit betekent dat je aan de bestaande klant kenbaar moet maken dat de algemene voorwaarden gewijzigd zijn of worden gewijzigd. Ook moet je aangeven wat die wijziging inhoudt en moet je de wederpartij laten weten waar hij of zij de gewijzigde voorwaarden kan lezen.

Dit informeren over de wijziging moet expliciet gebeuren. Een mededeling van de wijziging in een nieuwsbrief is hiervoor niet geschikt omdat het niet zeker is dat die nieuwsbrief door de bestaande klant gelezen wordt. Ook het enkel publiceren van je gewijzigde voorwaarden op je website of het toevoegen van een klein zinnetje onderaan een factuur, volstaat niet. Stuur de gewijzigde voorwaarden naar je bestaande klanten of geef aan dat je deze op verzoek zult toesturen. Voldoe je niet aan de informatieplicht? Dan is de wijziging vernietigbaar.

Consumenten

Werk je voor particuliere klanten? Dan moet je rekening houden met aanvullende regels. Een consument mag ervanuit gaan dat wat jullie hebben afgesproken, ook nagekomen wordt. Wanneer de wijziging van de algemene voorwaarden tot gevolg heeft dat de dienst die jij levert, wezenlijk verandert, dan heeft de consument het recht om de overeenkomst te ontbinden. Ook wanneer je ‘oude’ algemene voorwaarden een wijzigingsbeding bevatten. Gaat het om een kleine wijziging, dan heeft de consument dit ontbindingsrecht niet.

Hulp nodig?

Gaat er binnenkort iets veranderen aan je aanbod of werkwijze of ga je werken voor ander ‘soort’ klanten? Zorg er dan voor dat je algemene voorwaarden aan (blijven) sluiten. Ga je de wijzigingen zelf doorvoeren, laat de voorwaarden dan altijd controleren door een jurist. Wil je geen enkel risico lopen? Neem dan contact met je op, ik denk graag met je mee!