Overeenkomst of algemene voorwaarden?
Alhoewel mondelinge afspraken ook geldig zijn, is het verstandig afspraken op papier te zetten. Dit kan op verschillende manieren. Je kunt een overeenkomst maken, ook wel een contract genoemd of je kunt een offerte of prijsopgave opstellen en hierin verwijzen naar algemene voorwaarden. Maar wanneer kies je nu voor een overeenkomst en wanneer voor algemene voorwaarden. Ik leg het je uit in deze blog.
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn een lijst spelregels op basis waarvan jij zaken wil doen met jouw klanten. Deze lijst bevat standaard afspraken die voor al jouw klanten van toepassing zijn. Je kunt hierbij denken aan regels over betaling, garantie, annulering, aansprakelijkheid, intellectuele eigendomsrechten en geheimhouding. In algemene voorwaarden mag je geen kernbedingen opnemen. Kernbedingen zijn afspraken over o.a. prijs, hoeveelheid, gewicht, kwaliteit, omvang en duur. Deze kernbedingen moet je expliciet met je klant overeenkomen. Dit betekent dat algemene voorwaarden niet geschikt zijn om op zichzelf te gebruiken. Er hoort altijd nog iets bij.
Hier vind je meer informatie over algemene voorwaarden:
Offerte
Om algemene voorwaarden goed te kunnen gebruiken, heb je een offerte of prijsopgave in een e-mail nodig. Hierin neem je de belangrijkste afspraken tussen jou en je klant op: de kernbedingen zoals de werkzaamheden die je gaat verrichten, de prijs, het aantal etc. Vervolgens verwijs je in de offerte naar je algemene voorwaarden waarin de overige spelregels voor jouw dienstverlening staan. Wil je weten hoe je een goede offerte maakt? Lees dan eens mijn blog: Hoe maak je een goede offerte? Als je ervoor zorgt dat je een gespecificeerde offerte gebruikt met algemene voorwaarden, vormen die twee documenten samen de overeenkomst.
Overeenkomst
Je kunt er ook voor kiezen om alle afspraken bij elkaar in één document te zetten. Hiervoor gebruik je een overeenkomst, ook wel contract genoemd. Een overeenkomst kan in de volgende situaties handig zijn:
- Je maakt enkel gebruik van een beknopte offerte of prijslijst. In de overeenkomst werk je de offerte dan verder uit.
- Je wil extra zaken afspreken met je klant zoals een uitgebreide geheimhoudingsclausule, een concurrentie en/of relatiebeding, afspraken ter voorkoming van een fictief dienstverband etc.;
- Je wil dat alle afspraken bij elkaar in één document gebundeld zijn;
- Voor iedere klant gelden andere afspraken waardoor algemene voorwaarden niet geschikt zijn.
Overeenkomst én algemene voorwaarden
Je kunt er ook voor kiezen een korte overeenkomst te gebruiken samen met algemene voorwaarden. In de overeenkomst neem je dan alleen de belangrijkste afspraken op. Voor de overige standaard afspraken verwijs je naar de bijgevoegde algemene voorwaarden. Je gebruikt dan dus beide documenten. Wil je voor die ene klant op bepaalde punten afwijken van de algemene voorwaarden, dan kun je dat in de overeenkomst aangeven.
Conclusie
Welke van de documenten je gebruikt, is dus afhankelijk van je werkwijze. Werk je met uitgebreide offertes dan vormt de offerte samen met je algemene voorwaarden de overeenkomst en is het niet nodig ook nog eens een overeenkomst op te stellen. Gebruik je korte offertes dan kun je deze offertes in een overeenkomst verder uitwerken. Gelden er veel afwijkende afspraken of wil je extra zaken afspreken, dan kun je hiervoor ook een overeenkomst gebruiken. Tot slot is een overeenkomst handig als je alle afspraken in één document bij elkaar wil hebben. Zorg er bij algemene voorwaarden wel voor, dat je deze op de juiste manier gebruikt. Hier kun je nog eens teruglezen hoe je dat doet.
