Welke juridische documenten heeft elke ondernemer nodig?

Of je nu als ZZP’er werkt of een bedrijf hebt met personeel. Er zijn een aantal juridische documenten die elke ondernemer nodig heeft om te voldoen aan wet- en regelgeving maar ook om de onderneming te beschermen tegen risico’s.

Een offerte, opdrachtbevestiging of contract

Om specifieke afspraken met jouw klant of opdrachtgever vast te leggen gebruik je een offerte, een opdrachtbevestiging of een contract. Een afspraak op papier geeft duidelijkheid over het product dat gekocht gaat worden, de dienst die verricht wordt of de werkzaamheden die uitgevoerd worden en natuurlijk de prijs die hiervoor betaalt moet worden. Mondelinge afspraken zijn ook geldig maar met een schriftelijke overeenkomst heb je een bewijsstuk in handen en voorkom je onnodige discussie over wat er wel of niet is afgesproken.

Algemene voorwaarden

In je algemene voorwaarden neem je de afspraken op die voor al jouw werkzaamheden gelden. Door deze spelregels eenmalig vast te leggen, hoef je ze niet bij elke opdracht opnieuw te onderhandelen met de klant, dit bespaart een hoop tijd. Je kunt in je algemene voorwaarden afspreken waarvoor je aansprakelijk bent bij schade, binnen hoeveel dagen de klant moet betalen, wat er gebeurt als een klant niet betaalt maar bijvoorbeeld ook van wie bepaalde zaken zijn. Algemene voorwaarden worden lang niet altijd gelezen voordat mensen zaken met je doen. Dat is dan in jouw voordeel want je kunt er bij onenigheid wel naar verwijzen, als je ze tenminste op de juiste manier gebruikt.  

Wil je hier meer over weten, lees dan ook eens mijn blog:

Algemene voorwaarden heb ik die nodig? of Algemene voorwaarden, hoe gebruik je ze?

Privacyverklaring

Als je klanten hebt, verwerk je ook persoonsgegevens. Je bezoekt een klant om te kijken welke werkzaamheden je moet gaan verrichten (adresgegevens), je mailt of belt om afspraken te maken (emailadres en telefoonnummer) en als je klaar bent met de werkzaamheden, stuur je de rekening (naam en adresgegevens). Dit zijn simpele voorbeelden maar in de praktijk kunnen er nog veel meer persoonsgegevens verwerkt worden. Je bent verplicht te informeren over welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom je dit doet en hoe lang je die gegevens bewaart. De handigste manier om aan deze verplichting te voldoen is door het (laten) maken van een privacyverklaring. In mijn blog Privacyverklaring; heb ik die nodig? kun je nog eens teruglezen wat een privacyverklaring precies is.

Verwerkersovereenkomst

Bestaan jouw werkzaamheden hoofdzakelijk uit het verwerken van persoonsgegevens voor andere organisaties bijvoorbeeld omdat jij een boekhouder bent of een virtueel assistent, of laat jij juist andere organisaties persoonsgegevens voor jou verwerken; een communicatiebureau dat voor jou de nieuwsbrieven verstuurt of een clouddienst welke jouw gegevens opslaat, dan ben je verplicht ook een verwerkersovereenkomst met die organisatie te sluiten. Zowel de verwerker van de persoonsgegevens als degene in wiens opdracht dit gebeurt, zijn verantwoordelijk voor deze verwerkersovereenkomst. Je kunt de overeenkomst dus door de andere partij laten verzorgen maar het voordeel van zelf een verwerkersovereenkomst opstellen is dat jij meer invloed hebt over de inhoud ervan.

Factuur

Als je werkzaamheden hebt verricht of een product hebt geleverd, wil je betaald krijgen en stuur je dus een rekening oftewel een factuur. De wet stelt eisen aan de inhoud van de factuur. Bewaar je facturen altijd minimaal 7 jaar om te voldoen aan de administratieplicht die de wet bepaalt. Contracten, offertes en e-mails waarin gemaakte afspraken staan, moeten trouwens ook 7 jaar bewaard worden.

Natuurlijk zijn er nog veel meer juridische documenten die je nodig kunt hebben als ondernemer denk aan een arbeidsovereenkomst als je personeel aan wilt nemen of een geheimhoudingsovereenkomst als je vertrouwelijke informatie met iemand wilt delen of een idee wilt voorleggen aan een bedrijf.

Sommige documenten zijn verplicht, andere zijn vooral handig om op terug te kunnen vallen als het onverhoopt verkeerd gaat.   

Wil je het opstellen van jouw juridische documenten uitbesteden maar heb je geen zin in torenhoge uurtarieven, neem dan contact met ons op of bekijk hier wat wij voor prijzen rekenen.